Privacy: checken e-mail werknemers
Regelmatig doet zich de vraag voor of een werkgever, bijvoorbeeld in het kader van dossieropbouw of een ontslagprocedure, zakelijke e-mails van de werknemer mag controleren. Recent kwam deze vraag ook aan bod in een zaak die speelde bij de kantonrechter in Rotterdam. Ik laat de feiten even voor wat zij zijn.
De kantonrechter heeft uitgemaakt dat op grond van het EVRM e-mailberichten onder bescherming van artikel 8 van het EVRM vallen. Dit artikel beschermt het recht op privacy. Dat geldt zelfs wanneer de berichten zijn verstuurd vanaf de werkplek van de werknemer. De werkgever kan op grond van rechtspraak van het Europese Hof voor de Rechten van de Mens slechts e-mailberichten van zijn werknemer controleren, indien voor de werknemer duidelijk is of kan zijn dat zijn e-mailberichten door zijn werkgever kunnen worden gecontroleerd, er sprake is van een gerechtvaardigd doel en er voldaan is aan de zogenaamde proportionaliteitseis.
Voor de vraag of het voor een werknemer al dan niet kenbaar is of moet kunnen zijn dat zakelijke
e-mail wordt gecontroleerd, kan bijvoorbeeld blijken uit een bedrijfsreglement. Omdat er in de Rotterdamse zaak geen reglement was dat het controleren van zakelijke e-mail regelde, meende de rechter dat er extra strenge eisen gesteld moesten worden aan de vraag of er sprake is van een gerechtvaardigd doel en er is voldaan aan de proportionaliteitseis. Dat betekent dus dat, ook indien er geen reglement is, dat nog niet wil zeggen dat zakelijke e-mails niet mogen worden gecontroleerd.
Uiteindelijk kwam de rechter in de Rotterdamse zaak tot de conclusie dat, ondanks het ontbreken van een reglement of beding in de arbeidsovereenkomst dat de werkgever toestemming gaf de zakelijke email te checken er toch aan zowel het gerechtvaardigde doel als aan de proportionaliteitseis was voldaan, omdat er een vermoeden was dat de werknemer betrokken was bij malversaties binnen het bedrijf. Daarnaast meende de rechter dat ook het controleren van de e-mails proportioneel was omdat er geen ander minder belastend middel voorhanden was. Om die reden heeft de Rechtbank geoordeeld dat de inbreuk op de privacy gerechtvaardigd was.
Tip: Emails kunnen uitkomst bieden bij vermoedens. Het is dan echter de vraag of je die als werkgemer mag controleren. Zorg dat je de discussie voor bent en dat je in een reglement regelt dat zakelijke e-mail als zakelijk wordt beschouwd en de werkgever mitsdien recht heeft om die e-mail in te zien.
Joost Quant (joost.quant@lexsigma.nl)
