Privacy: checken e-mail werknemers

Privacy: checken e-mail werknemers

Regelmatig doet zich de vraag voor of een werkgever, bijvoorbeeld in het kader van dossieropbouw of een ontslagprocedure, zakelijke e-mails van de werknemer mag controleren. Recent kwam deze vraag ook aan bod in een zaak die speelde bij de kantonrechter in Rotterdam. Ik laat de feiten even voor wat zij zijn.

De kantonrechter heeft uitgemaakt dat op grond van het EVRM e-mailberichten onder bescherming van artikel 8 van het EVRM vallen. Dit artikel beschermt het recht op privacy. Dat geldt zelfs wanneer de berichten zijn verstuurd vanaf de werkplek van de werknemer. De werkgever kan op grond van rechtspraak van het Europese Hof voor de Rechten van de Mens slechts e-mailberichten van zijn werknemer controleren, indien voor de werknemer duidelijk is of kan zijn dat zijn e-mailberichten door zijn werkgever kunnen worden gecontroleerd, er sprake is van een gerechtvaardigd doel en er voldaan is aan de zogenaamde proportionaliteitseis.

Voor de vraag of het voor een werknemer al dan niet kenbaar is of moet kunnen zijn dat zakelijke
e-mail wordt gecontroleerd, kan bijvoorbeeld blijken uit een bedrijfsreglement. Omdat er in de Rotterdamse zaak geen reglement was dat het controleren van zakelijke e-mail regelde, meende de rechter dat er extra strenge eisen gesteld moesten worden aan de vraag of er sprake is van een gerechtvaardigd doel en er is voldaan aan de proportionaliteitseis. Dat betekent dus dat, ook indien er geen reglement is, dat nog niet wil zeggen dat zakelijke e-mails niet mogen worden gecontroleerd.

Uiteindelijk kwam de rechter in de Rotterdamse zaak tot de conclusie dat, ondanks het ontbreken van een reglement of beding in de arbeidsovereenkomst dat de werkgever toestemming gaf de zakelijke email te checken er toch aan zowel het gerechtvaardigde doel als aan de proportionaliteitseis was voldaan, omdat er een vermoeden was dat de werknemer betrokken was bij malversaties binnen het bedrijf. Daarnaast meende de rechter dat ook het controleren van de e-mails proportioneel was omdat er geen ander minder belastend middel voorhanden was. Om die reden heeft de Rechtbank geoordeeld dat de inbreuk op de privacy gerechtvaardigd was.

Tip: Emails kunnen uitkomst bieden bij vermoedens. Het is dan echter de vraag of je die als werkgemer mag controleren. Zorg dat je de discussie voor bent en dat je in een reglement regelt dat zakelijke e-mail als zakelijk wordt beschouwd en de werkgever mitsdien recht heeft om die e-mail in te zien.
Joost Quant (joost.quant@lexsigma.nl)

Social Media en concurrentiebeding

Ex-werknemer heeft via LinkedIn contact met ‘verboden’ relatie: overtreding relatiebeding

Tijdens de cursus heb ik altijd de nodige voorbeelden gegeven van arbeidsrechtelijke aspecten van het gebruik van Social Media zoals Hyves en Linkedin.
Social Media is ‘in’. Waar Facebook en Hyves vooral privégebruik betreffen, geldt LinkedIn als zakelijke netwerksite. Enerzijds biedt LinkedIn de werkgever een extra mogelijkheid zijn organisatie – via de werknemer – te profileren; anderzijds zijn er ook risico’s, bijvoorbeeld i.g.v. ex-werknemers. Ook zij kunnen immers met een simpele druk op de knop ‘linken’ met klanten/relaties van werkgever. Kun je als werkgever verhinderen dat een ex-werknemer zich onthoudt van het aangaan/onderhouden van die relaties via LinkedIn, ofwel: overtreedt een werknemer een afgesproken relatiebeding als hij via LinkedIn contact onderhoudt met relaties van zijn oud-werkgever?

Op 8 maart jl. heeft de voorzieningenrechter Amsterdam over een dergelijke zaak geoordeeld (JAR 2011/127). Werkgever en werknemer hadden per 31 maart 2010 de arbeidsovereenkomst beëindigd met wederzijds goedvinden. In de hiertoe opgestelde beëindigingsovereenkomst was een relatiebeding opgenomen, waarin het de werknemer gedurende 1 jaar na beëindiging van de arbeidsovereenkomst was verboden contact te hebben met 5 (met naam genoemde) relaties. Daarna kwam de voormalig werkgever erachter dat de ex-werknemer binnen 1 jaar na het einde van de arbeidsovereenkomst via LinkedIn contact had met een werknemer die werkzaam was bij een bedrijf dat op de ‘verboden lijst’ stond: niet duidelijk is geworden of de ex-werknemer het initiatief tot het contact heeft genomen. Uit een door de werkgever in het geding gebrachte screenprint werd afgeleid dat het eerste contact tussen de ex-werknemer en de werknemer van het ‘verboden bedrijf’ binnen 1 jaar heeft plaatsgevonden. Op grond daarvan oordeelde de rechter dat het relatiebeding door de ex-werknemer was overtreden. De ex-werknemer werd vervolgens veroordeeld tot het betalen van de contractueel overeengekomen boete in totaal ruim 20.000 euro.
Deze zaak illustreert dat een werkgever niet met lege handen hoeft achter te blijven als hij zijn ex-werknemer wil verhinderen om via LinkedIn contact te onderhouden met ‘verboden’ relaties. In dit geval was het contact aangegaan ná het einde van de arbeidsovereenkomst. Als een ex-werknemer al ‘gelinkt’ is tijdens het dienstverband, zal een beroep op een relatiebeding waarschijnlijk minder kans hebben. Immers, dient een werknemer bij einde dienstverband bepaalde relaties te ‘delinken’? Nadere jurisprudentie op dit vlak zal waarschijnlijk niet uitblijven.

TIP: Neem in de arbeids- of beëindigingsovereenkomst een duidelijk geformuleerd relatiebeding op (zoals in deze zaak correct was gebeurd). Ook voor het gebruik door werknemers van andere Social Media (al dan niet onder werktijd) geldt: stel een protocol op.